In nahezu jedem Betrieb stehen Gefahrstoffe — vom Bremsenreiniger über Klebstoffe bis zum Dieselkanister. Ob das Führen einer entsprechenden Dokumentation Pflicht ist oder Kür, beantworten viele Betriebe falsch. Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen und im Schadensfall Haftungsfragen aufwerfen.
Pflicht oder Kür? Die rechtliche Lage ist eindeutig
Die Antwort ist klar: Pflicht. § 6 Abs. 12 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) verlangt von jedem Arbeitgeber, in dessen Betrieb mit Gefahrstoffen umgegangen wird, ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen. Der umgangssprachlich gebräuchliche Begriff „Gefahrstoffkataster“ meint dasselbe.
Die Regelung kennt keine Größengrenze. KMU oder Konzern, Werkstatt oder Labor — Bremsenreiniger in der Kfz-Werkstatt, Klebstoffe in der Schreinerei, Desinfektionsmittel in der Arztpraxis: Sobald ein Stoff als gefährlich eingestuft ist (siehe Sicherheitsdatenblatt, Abschnitt 2), gehört er auf die Stoffliste.
Eine Ausnahme gibt es: Bei Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach § 6 Abs. 13 GefStoffV kann auf die Bestandserfassung verzichtet werden. Diese Ausnahme ist eng auszulegen — im Zweifel besser dokumentieren als sich auf Auslegungsspielräume verlassen.
Den Unterschied zwischen Gefahrstoff und Gefahrgut erklären wir in einem separaten Beitrag.
Was gehört in die Stoffliste?
§ 6 Abs. 12 GefStoffV legt vier Pflichtangaben pro Stoff fest, ergänzt um den Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt: die Bezeichnung des Gefahrstoffs, die Einstufung mit Gefahrenklassen und H-Sätzen nach CLP-Verordnung, der Mengenbereich im Betrieb (z. B. „10–50 Liter“) sowie die Arbeitsbereiche, in denen der Stoff verwendet wird.
Die Dokumentation muss allen betroffenen Beschäftigten zugänglich sein. Eine saubere Excel-Tabelle reicht aus, solange sie aktuell gehalten wird. Spezialsoftware lohnt erst ab etwa 50 Stoffen oder mehreren Standorten.
Entscheidend ist der Nutzen dahinter. Das Gefahrstoffverzeichnis ist die Datengrundlage für die Gefährdungsbeurteilung nach TRGS 400 — und im Notfall überlebenswichtig. Bei Verätzungen, Inhalationsunfällen oder Bränden brauchen Notarzt und Feuerwehr binnen Sekunden die Antwort: Welcher Stoff, welche Menge, welche Reaktion mit Wasser? Wer die Bestandserfassung nicht aktuell hält, verzögert das Auffinden von genau den Information, von denen eine schnelle und erfolgreiche Behandlung abhängt.
Wer pflegt die Dokumentation im Betrieb?
Die rechtliche Verantwortung trägt der Arbeitgeber — sie lässt sich nicht wegdelegieren. In der Praxis übernimmt die operative Pflege meist die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) oder der bestellte Gefahrstoffbeauftrage der Firma in enger Zusammenarbeit mit dem Einkauf.
Warum diese Kombination? Der Einkauf erfährt als Erster, wenn ein neues Produkt ins Lager kommt oder ein Lieferant die Rezeptur ändert. Die Sifa beurteilt, ob daraus ein neuer Eintrag oder eine Aktualisierung folgt. Ohne diesen Informationsfluss läuft die Stoffliste dem realen Bestand systematisch hinterher — und wird im Audit zum Problem.
In kleineren Betrieben ohne eigene Sifa übernimmt häufig die Geschäftsführung selbst die Aufgabe oder bindet einen externen Dienstleister ein.
Die häufigsten Fehler in der Praxis
Drei Probleme tauchen bei nahezu jedem Audit auf:
Erstens: veraltete Daten. Lieferanten ändern Rezepturen, Sicherheitsdatenblätter werden neu gefasst — das Verzeichnis aber bleibt unverändert. Mindestens jährlich prüfen, bei jedem Lieferantenwechsel sofort.
Zweitens: vergessene Kleinmengen. Die Sprühdose im Putzschrank, der Klebstoff im Schreibtisch des Meisters, der angebrochene Kanister WD-40 hinten in der Werkbank — wenn es ein Gefahrstoff ist, muss er rein. Auch wenn es nur 200 ml sind.
Drittens: fehlender Bezug zur Gefährdungsbeurteilung. Die Dokumentation ist kein Selbstzweck. Wer sie nur „für die Schublade“ pflegt, verschenkt den eigentlichen Nutzen — und liefert sich aus sicht der Aufsichtsbehörde im Zweifel ein Eigentor.
Das sollten Sie mitnehmen
- Pflicht, keine Kür: Das Gefahrstoffverzeichnis ist nach § 6 Abs. 12 GefStoffV für jeden Betrieb mit Gefahrstoffumgang vorgeschrieben.
- Vier Pflichtangaben + SDB-Verweis: Bezeichnung, Einstufung, Mengenbereich, Arbeitsbereiche, Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt.
- Verantwortung beim Arbeitgeber: Operative Pflege durch Sifa und Einkauf — die rechtliche Haftung bleibt bei der Geschäftsführung.
- Notfall-Dokument: Notarzt und Feuerwehr greifen im Ernstfall darauf zu. Aktualität rettet Zeit — und Leben.
- Konsequenzen bei Verstoß: Verstöße können – je nach Fall – empfindliche Bußgelder nach sich ziehen und Haftungsfragen für die Geschäftsführung aufwerfen.